個人資料保護委員會籌備處-函釋要旨-個資籌法字第1140000861號

發文單位	個人資料保護委員會籌備處
發文字號	個資籌法字第1140000861號
要旨	關於陳情案件之處理，各行政機關為妥適執行該法定職務所採行之分文或管轄釐清機制，應注意符合行政程序法第7條、第8條所定比例原則及誠信原則；如分文或管轄釐清機制涉及個人資料之蒐集、處理或利用，尚應同時注意遵循個人資料保護法第15條第1款、第16條本文所定「執行法定職務必要範圍內」之合法要件，依據同法第5條就個案予以慎酌。
主旨	有關貴府陳情案件於設定供他機關閱覽以釐清辦理權責之行為是否涉及違反個人資料保護法一案，復如說明二至四，請查照。
說明	一、復貴局114年6月24日北市勞秘字第11460832191號函。二、按行政程序法第14條第1項規定：「數行政機關於管轄權有爭議時，由其共同上級機關決定之，無共同上級機關時，由各該上級機關協議定之。」第168條規定人民得向主管機關陳情，第170條第1項規定：「行政機關對人民之陳情，應訂定作業規定，指派人員迅速、確實處理之。」第172條第1項規定：「人民之陳情應向其他機關為之者，受理機關應告知陳情人。但受理機關認為適當時，應即移送其他機關處理，並通知陳情人。」次按個人資料保護法（下稱個資法）第15條第1款規定:「公務機關對個人資料之蒐集或處理……應有特定目的，並符合下列情形之一者：一、執行法定職務必要範圍內。」同法第16條本文規定：「公務機關對個人資料之利用……應於執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符。」所稱法定職務，指於法律或其他法規中所定公務機關之職務(個資法施行細則第10條規定參照)。再者，行政行為應符合比例原則，以誠實信用之方法為之，行政程序法第7條、第8條定有明文；如涉及個人資料之蒐集、處理或利用，應同時遵守個資法第5條規定，尊重當事人之權益，不得逾越特定目的之必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。三、依貴局來函所述，本案緣於臺北市政府(下稱市府)為利所屬機關妥適執行陳情相關職務，對於陳情系統設有自動分案機制，並訂有「陳情系統之案件開放閱覽功能」相關規定，俾收文人員與其他機關橫向聯繫，釐清陳情案件權責歸屬。關於陳情案件之處理，倘係前開行政程序法所定應辦事項，應可認屬行政機關之法定職務；惟各行政機關為妥適執行該法定職務所採行之分文或管轄釐清機制，仍應注意符合行政程序法第7條、第8條所定比例原則及誠信原則；如分文或管轄釐清機制涉及個人資料之蒐集、處理或利用，則應同時注意遵循前開個資法第15條第1款、第16條本文所定「執行法定職務必要範圍內」之合法要件，依據同法第5條就個案予以慎酌。四、承上，貴局總收文人員就個別陳情案件之分文或管轄疑義，如需透過市府「陳情系統之案件開放閱覽功能」進行釐清，其中涉及個人資料時，至少應先審酌提供閱覽之內容範圍，及開放閱覽之被通知機關等，是否確為處理個案分文或管轄疑義所必要（例如：個案中得否僅提供閱覽陳情案件內容，而不提供陳情人個人資料，即足以處理有疑義事項；被通知閱覽機關之範圍，是否確為釐清各該疑義事項之必要及侵害最小之範圍），而屬執行行政程序法相關規定之必要範圍。至於該等閱覽機制之實務運作，與行政程序法所定管轄爭議及陳情相關規定、比例原則與誠信原則是否相符，若有疑義，請逕洽該法主管機關法務部。
正本	臺北市政府勞動局
資料來源	個人資料保護委員會籌備處