個人資料保護委員會籌備處-函釋要旨-個資籌法字第1130401009號

發文單位	個人資料保護委員會籌備處
發文字號	個資籌法字第1130401009號
要旨	考選部為更新試務工作人員基本資料，仍應依比例原則衡酌是否有其他對人民權益損害最少之方式，如擬介接銓敘部銓敘業務資訊系統取得相關公務人員之現職銓審資料，涉及銓敘部保有個人資料特定目的外利用，銓敘部應依個資法第16條但書各款事由，審酌具體個案認定之，尚難一概而論。另此若屬行政協助之請求，銓敘部得依行政程序法第19條規定辦理。
主旨	有關考選部為更新試務工作人員基本資料，擬介接貴部銓敘業務資訊系統取得相關公務人員之現職銓審資料，是否符合個人資料保護法相關規定乙案，復如說明二至四，請查照。
說明	一、復貴部113年10月14日部管三字第11357531041號書函。二、按個人資料保護法（下稱本法）第15條規定：「公務機關對個人資料之蒐集或處理，除第6條第1項所規定資料外，應有特定目的，並符合下列情形之一者：一、執行法定職務必要範圍內。……」同法第16條本文規定：「公務機關對個人資料之利用，除第6條第1項所規定資料外，應於執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符。」查考選部依典試法第21條第3項授權訂定之「監場規則」及「試場規則」等法規命令所定涉及「配置適當之監場人員」之法定職務規定，經由相關機關推薦試務工作人員後，建置相關試務人力及酬勞管理資訊系統，尚符合上開個資法蒐集、處理及利用規定。三、次按本法第11條第1項及第2項規定：「公務機關或非公務機關應維護個人資料之正確，並應主動或依當事人之請求更正或補充之（第1項）。個人資料正確性有爭議者，應主動或依當事人之請求停止處理或利用。但因執行職務或業務所必須並註明其爭議或經當事人書面同意者，不在此限（第2項）。」其立法理由係為確保個人資訊之正確性，明定在作業程序上應適時更正或補充之。考選部若欲維護上開資訊系統內個人資料之正確性，仍應依比例原則衡酌是否有其他可能更正方式，例如或可先洽原推薦機關轉告個人資料當事人行使更正權利；或考慮向其他機關請求確認正確性，並應考量有多種同樣能達成目的之方法時，應選擇對人民權益損害最少者（行政程序法第7條第2款規定）。四、至於本案考選部請求介接貴部銓敘業務資訊系統以更正其試務人力及酬勞管理資訊系統之試務工作人員基本資料乙情，涉及貴部保有個人資料之特定目的外利用，貴部仍應依本法第16條但書各款事由，審酌具體個案而認定之，尚難一概而論。且依本法規定得為特定目的外利用者，僅係限制利用之解除，然此並非等同課予貴部對外提供之法定義務，至貴部有無配合提供之法定義務、能否拒絕提供，尚須視其他行政法規有無特別規定，個資法對此並無相關規範。另此若屬行政協助之請求，貴部得依行政程序法第19條規定辦理。
正本	銓敘部
資料來源	個人資料保護委員會籌備處