個人資料保護委員會籌備處-函釋要旨-個資籌法字第1130001542號

發文單位	個人資料保護委員會籌備處
發文字號	個資籌法字第1130001542號
要旨	銓敘部規劃建置「公務人員傑出貢獻獎得獎者查詢作業子系統」，擬提供中央暨地方各主管機關人事機構，於辦理薦任公務人員晉升簡任官等訓練遴選時，查核確認得獎資訊，以維護得獎者受遴選評分參加晉升官等訓練之權益，應可認符合個資法第16條第6款「有利於當事人權益」之特定目的外利用之情形。
主旨	有關貴部擬建置「公務人員傑出貢獻獎得獎者查詢作業子系統」，是否符合個人資料保護法相關規定一案，復如說明二、三，請查照。
說明	一、復貴部113年7月15日部管二字第1135721276號函。二、按個人資料保護法（下稱個資法）第15條第1款規定：「公務機關對個人資料之蒐集或處理，…應有特定目的，並符合下列情形之一者：一、執行法定職務必要範圍內。」，同法第16條第6款規定：「公務機關對個人資料之利用，…應於執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符。但有下列情形之一者，得為特定目的外之利用：…六、有利於當事人權益。」。本案貴部擬建置「公務人員傑出貢獻獎（下稱傑出貢獻獎）得獎者查詢作業子系統」，提供中央暨地方各主管機關人事機構查詢，所涉個人資料蒐集、處理及利用，說明如下：（一）有關各主管機關人事機構透過旨揭系統查詢傑出貢獻獎得獎者之個人資料一節：查本案各主管機關人事機構依薦任公務人員晉升簡任官等訓練辦法（下稱訓練辦法）第8條、第9條規定，於辦理所屬機關人員遴選作業查核時，為依「薦任公務人員晉升簡任官等訓練遴選評分標準表」（訓練辦法第8條附件1參照）之獎懲項目「曾為獲頒公務人員傑出貢獻獎團體獎成員者」、「曾為獲頒公務人員傑出貢獻獎個人獎者」進行遴選及審核，需查核確認各該主管機關及其所屬機關人員之得獎資訊，以維護得獎者權益，為執行上開法定職務，於必要範圍內蒐集、處理上開個人資料，應可認符合個資法第15條第1款所定「執行法定職務」之必要範圍。（二）有關貴部為建置旨揭系統所涉蒐集、處理或利用傑出貢獻獎得獎者個人資料一節：查貴部組織法第2條第2款規定：「本部掌理下列事項：…二、公務人員任用、陞遷、俸給、考績、激勵、…等有關法令之擬議及解釋」及處務規程第11條第3款：「…掌理事項如下：…三、公務人員褒獎、激勵法令之擬議、解釋及執行。」貴部基於公務人員褒獎、激勵等之法定職掌及特定目的，依公務人員激勵辦法第13條辦理傑出貢獻獎之遴薦、選拔審議及表揚等工作，所蒐集、處理而保有之個人資料，倘貴部為維護得獎者依前揭訓練辦法規定受遴選評分參加晉升官等訓練之權益、確保評分審核之正確性而建置旨揭系統，於必要範圍內提供各主管機關之人事機構辦理遴選作業查詢之用，係與原先蒐集之目的不同而屬特定目的外利用，應可認符合同法第16條第6款「有利於當事人權益」之特定目的外利用之情形。三、另按個資法第5條規定：「個人資料之蒐集、處理或利用，應尊重當事人之權益，依誠實及信用方法為之，不得逾越特定目的之必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。」是個人資料之蒐集、處理、利用過程中，縱符合前揭規定，仍應注意比例原則之要求，並依同法第18條規定辦理旨揭系統相關安全維護事項，併此敘明供參。
正本	銓敘部
資料來源	個人資料保護委員會籌備處