個人資料保護委員會籌備處-函釋要旨-個資籌法字第1140002111號

發文單位	個人資料保護委員會籌備處
發文字號	個資籌法字第1140002111號
要旨	若法律或社團法人之章程內已明文規範會員個人資料利用相關事宜，則社團法人依章程規範處理係屬特定目的內之利用，無須另經當事人同意，惟利用過程應符合個資法第5條之規定，採取可達目的且對當事人權益影響最小之方式為之；倘法律或章程未有規定，且經審酌認屬特定目的外之利用，則應符合個資法第20條第1項但書各款情形之一，始為適法。
主旨	有關貴部函詢○○○學會所問會議錄音檔是否適用個人資料保護法一案，復如說明二至四，請查照。
說明	一、復貴部114年11月11日台內團字第1140032421號函。二、按個人資料保護法(下稱個資法)第2條第1款規定：「個人資料：指自然人之姓名、……、特徵、……、社會活動及其他得以直接或間接方式識別該個人之資料。」是以，對於會議過程所為錄存之聲音資料，若其聲音特徵或發言內容涉及可直接識別或與其他資料對照、組合或連結而可間接識別特定個人之資料，則為個資法所稱之個人資料，而有個資法之適用。復按個資法第19條第1項規定：「非公務機關對個人資料之蒐集或處理，除第6條第1項所規定資料外，應有特定目的，並符合下列情形之一者：一、法律明文規定。二、與當事人有契約或類似契約之關係，且已採取適當之安全措施。‥‥‥五、經當事人同意。……」、同法第20條第1項規定：「非公務機關對個人資料之利用，除第6條第1項所規定資料外，應於蒐集之特定目的必要範圍內為之。但有下列情形之一者，得為特定目的外之利用：一、法律明文規定。‥‥‥六、經當事人同意。……」，前開所稱「法律」，指法律或法律具體明確授權之法規命令（同法施行細則第9條參照），合先敘明。三、查本案之○○○學會(下稱○○○學會)為社團法人，依民法規定須訂章程，章程係多數人以設立社團為共同目的之共同（合同）行為，屬「多方契約」，規範社員之權利義務，對設立人及所有未來加入的社員均有拘束力，章程未規定時依法律(包含法律具體明確授權之法規命令)規定。故本案應先視法律或章程內有無明文規範會員個人資料利用相關事宜，如已於法律或章程內明文規範會員個人資料利用相關事宜，則得依相關規定處理，係屬特定目的內之利用，無須再另經當事人同意，惟利用過程仍應注意個資法第5條比例原則之規定；倘對於個人資料之利用於法律或章程未有規定，宜請○○○學會先行審酌是否屬特定目的內之利用，倘認屬目的範圍外之利用，仍應符合個資法第20條第1項但書各款情形之一（例如：法律明文規定或經當事人同意），始為適法。四、準此，有關○○○學會之理監事擬借調該學會相關委員會會議之會議錄音檔案一節，因理監事與其他會員間亦具有章程之拘束力，故允應先釐清依法律（包含法律具體明確授權之法規命令）或章程規定，個別理監事有無調閱相關委員會會議之會議錄音檔案之職權？如有，則理監事基於執行法律或章程所定職權之特定目的，得依個資法第19條第1項第1款「法律明文規定」或第2款「契約或類似契約之關係」規定，蒐集、處理該會議錄音檔案；而○○○學會如係依法律或章程規定，提供理監事該會議錄音檔案，則屬於特定目的內之利用（個資法第20條第1項本文規定），並應注意個資法第5條規定，以協助理監事執行其職權為限，並應採取可達目的且對委員會議參與者（個人資料當事人）權益影響最小之方式為之。本案因涉及具體個案事實認定（○○○學會所定個別理監事職權範圍等），仍請貴部參考上開說明本於職權審酌之。
正本	內政部
資料來源	個人資料保護委員會籌備處